Тезисно как сейчас воспринимается база знаний и какой она может быть.
Итак, типовое восприятие — хранилище мёртвых регламентов, куда никто не заглядывает. Регламенты, скорее всего, писались из позиции «как должно быть», никогда жизнь не отражали, и за прошедшие год-два-три безнадёжно устарели. Можно, конечно, назначать ответственного, проводить опросы и пытаться возвращать БЗ в работу. Но перед этим стоит расширить картину мира.
Во-первых, все регламенты сразу должны автоматизироваться. Сотрудники уже не смотрят в бумажки, не роются в архивах. Они сразу пишут в чат или совершают звонок. Поэтому, если регламент предписывает, например, разослать материалы перед совещанием — это нужно сразу программировать в бронировании переговорной комнаты «приложите материалы для рассылки по списку» (а без материалов бронь отменится).
Во-вторых, современные компании движутся в сторону «цифрового двойника». Всё начинается с цифрового проектирования (а не в голове и бумаге), затем версионирование (иначе, каждый сотрудник работает со своей копией), затем отслеживание изготовленных по проектам продуктов (в процессе эксплуатации у клиента, что позволяет ещё и абонентскую поддержку продавать).
Таким образом, современная база знаний интегрирует (оркеструет между собой) как минимум, следующий софт:

1. Система проектирования PLM, обязательно с учётом версий спроектированных объектов (жизненный цикл проектирования)
2. Система ресурсного планирования ERP — настоящая, а не просто документооборот (жизненный цикл закупки)
3. Система эксплуатации EAM, где ведутся индивидуальные журналы по каждой детали (жизненный цикл эксплуатации)
   Например, в трубопроводе нужна «заглушка». PLM-система будет содержать информацию о том, какую функцию выполняет эта заглушка, а ERP-система будет помнить, у кого её купили и что там говорилось в договоре покупки — это очень пригодится, когда что-нибудь с этой заглушкой пойдёт не так (скажем, поломается, в том числе поломается в рамках гарантийного срока, или её потребуется заменить или оставить в ходе при модернизации всего трубопровода). EAM-система отвечает на вопросы что происходило и происходит в реальном времени (при наличии датчика — настоящий «цифровой двойник») с этой конкретной заглушкой.
   Сложность в том, что учёт договоров ведётся, например, в 1С, проектирование оторвано от реальности и ведётся «на салфетках» в угоду скорости тушения пожаров, а журналы эксплуатации (а тем более, датчики в деталях) отсутствуют как класс.
   Настоящая, современная база знаний, позволит интегрировать все данные, настроить интерактивные дашборды, подсветить текущие и будущие проблемы. Огромная работа, которая многократно окупится, если предприятие планирует не только выживать, но и развиваться в третьем цифровом тысячелетии.